Tietosuojaseloste

Sade -palveluun liittyvien henkilötietojen rekisterinpitäjä on SadeForge Oy (Y-tunnus 3618593-2).

Postiosoite: c/o Pekka Koistinen, Pursijärventie 312, 12130 Mommila
Postiosoite: c/o SadeForge Oy, Pursijärventie 312, 12130 Mommila

Tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä voit ottaa yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen sade@sadeforge.com tai puhelimitse numeroon +358 45 490 6265.

Tämä tietosuojaseloste koskee henkilötietojen käsittelyä Sade -palvelussa sekä siihen liittyvässä viestinnässä, asiakaspalvelussa, ajanvarauksessa, puhelinpalveluissa, teknisessä ylläpidossa ja palvelun käytössä.

Palvelussa voidaan käsitellä esimerkiksi käyttäjän itsensä antamia tietoja, yhteydenottojen sisältöä, asiakkuuteen liittyviä tietoja, puhelutallenteita, puheluiden transkriptioita, viestejä, keskusteluhistoriaa, kalenteriin tai ajanvaraukseen liittyviä tietoja sekä muita palvelun käyttöön liittyviä tietoja.

Voimme käsitellä esimerkiksi seuraavia henkilötietoryhmiä:

• nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja muut yhteystiedot
• organisaatioon, asiakkuuteen tai käyttäjätiliin liittyvät tiedot
• viestit, yhteydenotot, palautteet ja muu asiointiin liittyvä sisältö
• puheluihin liittyvät tiedot, kuten puhelutallenteet ja puheluiden transkriptiot
• ajanvarauksiin, kokouksiin tai muihin palvelutapahtumiin liittyvät tiedot
• palvelun käytöstä syntyvät loki-, tapahtuma- ja tekniset tiedot
• palveluun syötetyt tai palvelun käytön yhteydessä muodostuvat sisällöt

Emme pyydä emmekä tietoisesti käsittele erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, ellei niiden käsittelylle ole nimenomaista tarvetta ja lainmukaista perustetta.

Henkilötietoja saadaan ensisijaisesti seuraavista lähteistä:

• rekisteröidyltä itseltään
• rekisteröidyn edustamalta organisaatiolta
• palvelun käytön yhteydessä automaattisesti syntyvistä tapahtuma- ja lokitiedoista
• viestinnän, asiakaspalvelun, puheluiden ja asioinnin yhteydessä
• mahdollisista integraatioista tai muista järjestelmistä, jos tällainen käsittely kuuluu palvelun käyttöön

Henkilötietoja voidaan käyttää esimerkiksi seuraaviin tarkoituksiin:

• palvelun tarjoamiseen, toteuttamiseen ja ylläpitoon
• käyttäjien tunnistamiseen ja käyttöoikeuksien hallintaan
• yhteydenottojen, viestien, puheluiden ja asiakaspalvelutilanteiden käsittelyyn
• ajanvarausten, palvelutapahtumien ja muiden asiointiprosessien hoitamiseen
• palvelun toiminnan, tietoturvan ja toimintavarmuuden varmistamiseen
• väärinkäytösten ehkäisyyn, valvontaan ja selvittämiseen
• palvelun analysointiin, kehittämiseen ja laadun parantamiseen
• lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen

Henkilötietojen käsittely perustuu tilanteesta riippuen yhteen tai useampaan seuraavista perusteista:

• sopimuksen täytäntöönpano tai sopimuksen tekemistä edeltävät toimet
• rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite
• rekisterinpitäjän oikeutettu etu
• rekisteröidyn antama suostumus silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen

Jos käsittely perustuu suostumukseen, suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Sade -palvelussa voidaan käyttää tekoälyä tietojen jäsentämiseen, tiivistämiseen, luokitteluun, hakemisen tukemiseen, viestinnän avustamiseen sekä palvelun muiden toiminnallisuuksien toteuttamiseen.

Tekoäly toimii avustavana työkaluna. Henkilötietoja käsitellään tekoälytoiminnallisuuksissa vain siinä laajuudessa, kuin se on tarpeen palvelun toteuttamiseksi.

Tekoäly ei tee itsenäisiä, rekisteröityä merkittävästi koskevia päätöksiä ilman ihmisen osallistumista.

Sade käyttää tuotannon tekoälytoiminnallisuuksissa Microsoft Azure AI Foundrya. Sade ei käytä suoraa OpenAI API -yhteyttä. Microsoftin palveluehtojen ja tietosuojakuvauksen mukaan Azure-palvelussa käsiteltyjä syötteitä, tuotoksia ja upotuksia ei anneta OpenAI:n käyttöön eikä niitä käytetä generatiivisten perusmallien kouluttamiseen ilman asiakkaan lupaa tai ohjetta.

Jos käyttäjä yhdistää Google Workspace -tilin Sadeen, Sade käyttää Google-tietoja vasta sen jälkeen, kun käyttäjä on myöntänyt pyydetyt OAuth-käyttöoikeudet, ja vain niihin käyttäjälle näkyviin toimintoihin, joita varten käyttöoikeudet on myönnetty.

• yhdistetyn tilin tunnistamiseen tarvittavat perustiedot, kuten sähköpostiosoite
• oikeus lähettää sähköpostia Gmailin kautta yhdistetyn käyttäjän puolesta; Sade ei pyydä oikeutta lukea Gmail-viestejä
• kalenteriluettelot, vapaa/varattu-tiedot ja kalenteritapahtumat siinä laajuudessa kuin niitä tarvitaan saatavuuden tarkistamiseen sekä kokousten luomiseen, päivittämiseen ja hallintaan

Google Workspace -tietoja käytetään vain käyttäjän pyytämien sähköposti- ja kalenteritoimintojen tarjoamiseen. Tietoja ei myydä, käytetä mainontaan eikä niistä muodosteta mainosprofiileja.

Google Workspace -tietoja, mukaan lukien raaka-, koostetut ja johdetut tiedot, ei käytetä yleiskäyttöisten tai perustason tekoäly- tai koneoppimismallien luomiseen, kouluttamiseen, hienosäätämiseen tai parantamiseen.

Käyttäjä voi katkaista Google-integraation Sade-palvelussa tai peruuttaa Saden käyttöoikeuden Google-tilinsä asetuksista. Sadeen tallennettujen henkilötietojen poistamista voi pyytää tämän selosteen yhteystietojen kautta.

Google Workspace -tietoja käsitellään ja tallennetaan vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen käyttäjän pyytämien Google-toimintojen toteuttamiseksi. Tietoja voivat käsitellä Saden puolesta toimivat palveluntarjoajat vain silloin, kun se on tarpeen palvelun ylläpitoon, hostingiin, tietoturvaan tai tekniseen toimintaan, ja niitä sitovat asianmukaiset sopimus- ja tietosuojavelvoitteet.

Google Workspace -tietoja ei myydä eikä luovuteta mainontaan, profilointiin, tiedonvälityspalveluille tai muihin palvelun toteuttamiseen liittymättömiin tarkoituksiin. Sade ei käytä kerättyjä Google Workspace -tietoja tekoälypalveluntarjoajan kouluttamiseen eikä siirrä niitä tekoäly- tai koneoppimispalveluun yleiskäyttöisten tai perustason mallien kouluttamista, uudelleenkouluttamista, hienosäätämistä tai parantamista varten.

Google Calendar -tietoja käytetään vain vapaan ajan löytämiseen sekä käyttäjän pyytämän kokouksen tai kalenteritapahtuman luomiseen, päivittämiseen ja hallintaan. Sade ei muodosta Google Workspace -tiedoista analytiikka-aineistoja eikä käytä niistä muodostettuja koottuja, anonymisoituja tai johdettuja tietoaineistoja analytiikkaan, profilointiin, mainontaan, tekoälyn kouluttamiseen tai muihin toissijaisiin tarkoituksiin.

Sadeen tallennettuihin Google Workspace -tietoihin sovelletaan tämän selosteen kohdassa 11 kuvattuja säilytys- ja poistamiskäytäntöjä. Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin niitä tarvitaan käyttäjän pyytämän Google-integraation toimittamiseen tai soveltuvien laki- ja tietoturvavelvoitteiden täyttämiseen. Kun tietoja ei enää tarvita, ne poistetaan tai anonymisoidaan näiden käytäntöjen mukaisesti.

Google Workspace -tietoihin sovelletaan tämän selosteen kohdassa 12 kuvattuja teknisiä ja organisatorisia suojatoimia, kuten käyttöoikeuksien hallintaa, tunnistautumista, suojattuja yhteyksiä, lokitusta, valvontaa ja organisatorisia tietoturvakäytäntöjä.

Jos käyttäjä yhdistää Microsoft 365 -tilin Sadeen, Sade käyttää Microsoft Graphia vain käyttäjän tai organisaation myöntämien käyttöoikeuksien puitteissa ja vain käyttäjälle näkyvien sähköposti- ja kalenteritoimintojen toteuttamiseen.

• yhdistetyn tilin tunnistamiseen tarvittavat tilitiedot
• sähköpostien lähettäminen yhdistetyn käyttäjän puolesta silloin, kun toiminto on otettu käyttöön
• kalenterien, saatavuuden ja tapahtumatietojen käyttö kokousaikojen etsimiseen sekä kokousten luomiseen ja hallintaan

Kun käytetään Microsoft Graphin delegoituja käyttöoikeuksia, Sade toimii yhdistetyn käyttäjän puolesta eikä voi käyttää Microsoft 365 -tietoja laajemmin kuin sovellukselle myönnetyt käyttöoikeudet ja käyttäjän omat käyttöoikeudet sallivat.

Microsoft 365 -tietoja käytetään vain käyttäjän pyytämien toimintojen tarjoamiseen. Tietoja ei myydä, käytetä mainontaan eikä käytetä yleiskäyttöisten tai perustason tekoäly- tai koneoppimismallien luomiseen, kouluttamiseen, hienosäätämiseen tai parantamiseen.

Käyttäjä voi katkaista Microsoft 365 -integraation Sade-palvelussa tai peruuttaa sovelluksen käyttöoikeuden Microsoft-tilinsä tai organisaationsa asetuksista. Sadeen tallennettujen henkilötietojen poistamista voi pyytää tämän selosteen yhteystietojen kautta.

Käytämme palvelun tuottamisessa, ylläpidossa ja kehittämisessä huolellisesti valittuja palveluntarjoajia, jotka voivat käsitellä henkilötietoja puolestamme esimerkiksi seuraavissa tehtävissä:

• pilvi- ja hostingpalvelut
• tietojen tallennus ja tekninen ylläpito
• viestintä ja ilmoitusten lähettäminen
• tekoälytoiminnallisuudet ja tietojen analysointi
• tietoturva, valvonta ja palvelun toimintavarmuus

Palveluntarjoajia käytetään vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen palvelun toteuttamiseksi. Henkilötietoja käsitteleviä palveluntarjoajia sitovat asianmukaiset sopimukset, tietosuojavelvoitteet ja tietoturvavaatimukset.

Emme myy henkilötietoja kolmansille osapuolille.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa vain seuraavissa tilanteissa:

• palvelun toteuttamisessa käytettäville palveluntarjoajille tämän selosteen mukaisesti
• viranomaisille, jos laki tai viranomaismääräys sitä edellyttää
• yritysjärjestelyn, liiketoimintasiirron tai muun vastaavan järjestelyn yhteydessä, jos siihen on lainmukainen peruste
• oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi, puolustamiseksi tai väärinkäytösten selvittämiseksi

Henkilötietoja käsitellään ensisijaisesti Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen sisällä.

Jos henkilötietojen käsittelyyn liittyy siirtoja EU-/ETA-alueen ulkopuolelle, varmistamme, että siirrolle on lainmukainen peruste ja että käytössä ovat asianmukaiset suojatoimet, kuten Euroopan komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet tai muu soveltuvan lainsäädännön sallima siirtoperuste.

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattujen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi tai lainsäädännön edellyttämien velvoitteiden täyttämiseksi.

Säilytysaikaan vaikuttavat esimerkiksi:

• asiakas- tai käyttäjäsuhteen kesto
• palvelun käyttöön liittyvät tarpeet
• kirjanpito-, sopimus- ja muut lakisääteiset velvoitteet
• tietoturvaan, vastuunhallintaan ja oikeudellisiin vaatimuksiin liittyvät tarpeet

Kun tietoja ei enää tarvita, ne poistetaan tai anonymisoidaan kohtuullisen ajan kuluessa.

Suojaamme henkilötiedot asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Näihin voivat kuulua esimerkiksi:

• käyttöoikeuksien hallinta ja pääsyn rajoittaminen
• tunnistautumis- ja valvontamenettelyt
• tietojen salaus ja suojatut yhteydet
• lokitus, valvonta ja auditointi
• varmistukset, palautusmenettelyt ja jatkuvuuden hallinta
• henkilöstön ohjeistus ja tietosuojakäytännöt

Rekisteröidyllä on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:

• saada tieto siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja
• saada pääsy omiin henkilötietoihinsa
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisua
• pyytää tietojen poistamista, jos poistamiselle on lailliset edellytykset
• pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
• vastustaa henkilötietojen käsittelyä tilanteissa, joissa käsittely perustuu oikeutettuun etuun
• saada itse toimittamansa tiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle silloin, kun oikeus soveltuu
• peruuttaa suostumus silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen
• tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, jos hän katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön vastaisesti.

Suomessa toimivaltainen valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Jos palvelussa käytetään evästeitä tai vastaavia teknologioita, niiden käytöstä kerrotaan erikseen evästekäytännössä, evästebannerissa tai käyttöliittymässä. Näitä teknologioita voidaan käyttää esimerkiksi palvelun teknisen toiminnan, tietoturvan, analytiikan, asetusten muistamisen ja käyttökokemuksen parantamisen tarkoituksiin.

Kehitämme palvelua jatkuvasti ja pidätämme oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa. Ajantasainen versio julkaistaan verkkosivustolla tai palvelussa.